Gode råd til planlægning af webinarer

Vi har på eVidenCenter opsamlet en del praksiserfaring med planlægning af webinarer. Her er en række råd og fokuspunkter til overvejelser, når du planlægger et webinar.
Webinarformen er en markant anden genre end et traditionelt informationsmøde eller en konference. Du bør overveje, hvilke særlige muligheder og begrænsninger der knytter sig til webinarformen.

Mål

Gør dig klart, hvad det primære formål med webinaret er. Er det vidensformidling, er det vidensproduktion, er der tale om gensidig inspiration, eller er målet måske skabelse af netværk.
Ofte er det selvfølgelig et miks af formål, men hvilket er det vigtigste?
Det er afgørende for webinarets form. Hvis vidensproduktion eksempelvis er det primære formål, må webinarets aktiviteter afspejle det fx ved at deltagerne samarbejder om at afdække problemstillinger eller forholde sig til dilemmaer. Vi har gode erfaringer med, at det foregår i breakout-rooms og er fastholdt i samskrivningsværktøjer (se under værktøjer).
Formålet med webinaret vil være afgørende for en række valg: af oplægsform, af aktiviteter under og mellem oplæg, af chattens rolle, af krav til fastholdelse og dokumentation og valg af evalueringsform.

Oplægsformen

Et centralt element i de fleste webinarer er selvsagt oplæggene. Er der tale om ekspertoplæg? Lægger emnet og formålet mere op til at organisere et panel? Til nogle emner vil et interview være en aktiverende og motiverende form. Afdæk, om det er muligt at bryde op i mindre og mere overskuelige dele. Generelt bør oplæg være korte, varierede og med god visuel støtte – og med henvisninger til, hvor man kan finde uddybende materialer. Understreg gerne over for evt. inviterede eksperter, at de skal være ekstra tydelige i deres pointer, følge en klar struktur og anvende visuel støtte.
Ofte organiseres oplæggene, så det er muligt for deltagerne at tilmelde sig netop det eller de oplæg, de finder mest interessante.
Webinaret er en krævende genre. Hvordan fastholder man bedst deltagernes interesse og koncentration gennem oplæggene? Her er oplægsholderens formidling, visualiseringer og indholdet afgørende.
Men muligheden for interaktion undervejs er også et greb. Deltagerne kan kommentere, bidrage og stille spørgsmål. Det foregår bedst fx i delte dokumenter (fx Office 365, Google doc) eller egnede programmer med mulighed for samskabelse (fx Padlet og Mentimeter).

Brug af chatten

Chatten kan evt. anvendes til aktivering af deltagerne og til faglige spørgsmål, men vær opmærksom på, at chatten ofte fyldes med kommentarer om tekniske problemer, hilsner og andre ikke faglige spørgsmål. Jo flere deltagere, jo vigtigere er det at have en facilitator til at styre chatten undervejs, afhjælpe tekniske udfordringer, kategorisere bidrag, udvælge og forelægge oplægsholderen spørgsmål undervejs eller som afrunding.
Vi har erfaret, at der nogle gange kan opstå en alternativ faglig debat i chatsporet parallel med oplægget. Det kan på den ene side bidrage til at øge deltagernes motivation og koncentration, og på den anden side kan det stjæle opmærksomheden fra webinaret. Derfor kan det være nødvendigt at tilkendegive, om du ønsker denne debat, eller om du foretrækker at samle op i slutningen af oplægget. Alternativt kan du bede deltagerne stille de faglige spørgsmål og føre faglig dialog fx i en Padlet, der samles op på under eller efter hvert oplæg. Ved mindre webinarer med fx 10 – 15 deltagere kan dialogen dog med fordel gennemføres mundtligt.

Aktiviteter mellem oplæg

Aktiviteter mellem oplæggene kan have forskellige formål. De kan udgøre den røde tråd gennem arrangementet. De kan desuden skabe variation og være med til at fastholde koncentrationen og interessen.
Du kan vælge at afsætte tid til individuel refleksion – gerne med udgangspunkt i refleksionsspørgsmål eller en case. Det vil så være en læringsaktivitet af betydning for den enkeltes udbytte.
Du kan også vælge at skabe rammerne for fælles vidensproduktion. Der kan være tale om at skabe et fælles idekatalog. Eller der kan arbejdes kollaborativt med cases og dilemmaer. En anden form kan være cafemøder. Møderne og grupperne kan enten være organiseret på forhånd og foregå via platformen (Zoom, Teams mm.), eller man kan skabe mulighed for, at deltagerne selv kan vælge at være i ét cafemøde eller gå videre til det næste. Det gøres i kraft dedikerede programmer eller links. Det er vigtigt at overveje holdstørrelser og tydelig indholds- og emneorganisering.
Aktiviteterne bør altid ligge i tråd med webinarets formål.

Variation, koncentration og nærvær

Webinarformen er som sagt en krævende genre. Så tænk ved hvert element på, hvordan du skaber tilpas variation og samtidig fastholder den faglige fokus. For lille variation udfordrer deltagernes koncentration, for stor variation kan give forvirring og unødig belastning. Her er et eksempel på en planlægningsskabelon (eks-webinar-drejebog).
Det er en god ide at tænke over, hvordan ens kropssprog fungerer. Kan det visuelle på nogle tidspunkter være oplægsholder(ne) i portræt og på andre tidspunkter demonstrere situationen/scenen? Hvornår er der brug for faglig visualisering på skærmen, og hvornår er det vigtigere med nærvær, god øjenkontakt og et smil? Brug af sekundært kamera (fx i Zoom) kan skabe variation. Vær gerne to personer, og brug det ping pong, der kan skabes mellem jer.
Benyt afstemninger, fælles digitale tavler etc. til at skabe variation og også gerne fokus på væsentlige aspekter. Indholdet skal være meningsfuldt.
Endelig bør du indlægge jævnlige småpauser til at tanke kaffe, bevæge sig mm. Du kan overveje at anvende video til støtte for bevægelsesaktivitet (et eksempel). Det kræver en stram tidsstyring, så alle er tilbage på de angivne tidspunkter.

Værktøjer

Der findes en række egnede værktøjer til at understøtte indholdet i webinar. De store techvirksomheder har hver deres bud på egnet funktionalitet, og mulighederne udvikles konstant. Ved siden af dem findes der en række små apps og programmer, som tjener mere afgrænsede formål såsom fælles digitale tavler, pools, billeddeling etc. Det drejer sig fx om Mentimeter og Padlet.
Er behovet eksempelvis at samle holdninger, skabe overblik eller et forsøg på at demonstrere forskellige perspektiver kan en fælles digital tavle være overskuelig og det rette valg. De særlige web 2:0 programmer tilbyder ofte forskellige former for organisering at deltagernes bidrag: emneopdelt, på en tidslinje, som mindmap – eller blot som en opslagstavle.
Afstemninger og spørgeskemaer undervejs kan bidrage til interaktion og variation (fx Google forms, Socrative, Mentimeter). Men husk at aktiviteterne skal være meningsfulde for deltagerne. Bidrag fra deltagerne og resultater fra afstemninger bør efterfølgende sættes i spil af moderatoren og have betydning i webinarets forløb.
Hvis webinarets formål også er at understøtte fælles vidensproduktion, vil samskrivningsværktøjer (fx Office 365, Google doc) være oplagt. En stram tids- og indholdsstyring kan være med til at sætte gang i samarbejdet mellem personer, der ofte ikke kender hinanden på forhånd. Udgangspunktet kan fx være en case eller et dilemma med en række refleksionsspørgsmål. Gruppernes refleksioner og produkter kan så tages op i plenum, blive kommenteret og diskuteret, og produkterne kan deles og stilles til rådighed efter webinaret.

Opfølgning – Tænk fremad

Hvordan forestiller du dig at samle op på webinaret? Planlægger du at udsendelse videoklip fra webinaret, sende materialer og links? Produkter fra et webinar kan ligeledes være ide-kataloger, konklusioner fra vidensproduktionen eller lign? Hvis webinaret følges op af et nyt webinar eller lignende, skal det mellemliggende arbejde og forberedelse synliggøres.

Evaluering

Evaluering med deltagere, oplægsholdere, den tekniske support og andre bidragsydere er måder at kvalitetssikre indhold og form. Alt afhængig af webinarets omfang, deltagerantal, formål og form kan det være relevant at afrunde aktiviteten med deltagerne fx gennem deltagernes skriftlige feedback på udvalgte fokuspunkter måske suppleret med mundtlig dialog. Målet er at samle viden og ideer til forbedringer. Ligeledes bør alle bidragsydere inddrages – måske i form af et refleksionsmøde. Opstil gerne fokuspunkter omkring forhold, det er muligt at handle på baggrund af.

GOD FORNØJELSE MED PLANLÆGNINGEN